5 خطوات لعمل دراسة جدوى مشروع + (نموذج دراسة جدوى فارغة)

خطوات إعداد دراسة جدوى مشروع

في هذا الدليل، سوف تتعرف على ما الذي تحتوي عليه دراسة الجدوى ومتى يجب استخدامها. سنضع الخطوط العريضة للعناصر الرئيسية لدراسة الجدوى من خلال ست خطوات. أخيرًا، و حتى تتضح لك جميع الأمور، سنعطيك نموذج دراسة جدوى فارغ جاهز للتعديل و الطباعة في اخر المقال، تابع معنا.

1 – الجزء الأول: خلاصة تنفيذية
هذا القسم من دراسة الجدوى يجب ان يكون اخر ما يتم إعداده، و أن يقدم خلاصة مختصرة لكل جزء من دراسة الجدوى، و يجب أن يشتمل هذا القسم على ما يلي:

• الغرض من دراسة الجدوى.
• المشكلة او الفرصة التي يسعى المشروع إلى معالجتها أو إيجاد حل لها.
• الغرض من المشروع و أهدافه.
• توضيح لكيفية توافق أغراض و أهداف المشروع مع الأولويات الاستراتيجية للمؤسسة.
• الطرق و الافتراضات الرئيسية المستخدمة في إعداد دراسة الجدوى.
• نتائج تحليلات الاثار المالية و غير المالية.
• تقييم لقدرة المشروع على الانجاز (المقدرة و توفر الامكانات و المخاطر…إلخ).
• النتائج و التوصيات.

2 – الجزء الثاني: تمهيد
النص المقترح: يقدم هذا التمهيد المشكلة او الفرصة التي يسعى المشروع المقترح إلى معالجتها أو إيجاد حل لها، و يقدم عرضا عن كيفية إستجابة المؤسسات الأخرى للمواقف المشابهة، كما يقدم هدف المشروع و أغراضه، و يوضح كيف تنفق هذه الأهداف و الأغراض مع الأولويات الاستراتيجية للمؤسسة.
2 – 1 الغرض من الدراسة: يجيب هذا القسم عن الأسئلة التالية:

• لأي جهة تم إعداد دراسة الجدوى هذه؟
• كيف يتم إستخدام نتائج دراسة الجدوى هذه؟

2 – 2 المشكلة: يستعرض هذا القسم المشكلة التي يسعى المشروع إلى إيجاد حل لها أو معالجتها، و ذلك بإستخدام معلومات واقعية، و من أمثلة الملعومات الواقعية ذات الصلة بالمشكلات أو الفرص ما يلي:

• التغيير في التشريع يتطلب اتخاد إجراءات.
• التقنية الحالية قديمة و لا تفي بالاحتياجات.
• مستويات الخدمة متدنية مما أدى إلى تكرار شكاوي العملاء.
• تزايد الطلب على المنتجات أو الخدمات.

إرشادات:

• يجب ان يتوافق محتوى هذا القسم مع قسم “المشكلة/الفرصة” بمستند تحديد المشروع و مستند جدوى المشروع إذا كان قد تم إعداد أحدهما أو كليهما، و لكن قم بالتحديث و تقديم مزيد من التفصيل حسب اللازم.
• كن مختصرا: حاول ألا يتجاوز هذا القسم نصف الصفحة أو أقل.
• ركز على المعلومات ذات الصلة بالمشروع بدلا من تقديم الكثير من المعلومات عن الجهة التي تقوم بتنفيذ المشروع.

2 – 3 إستعراض حالات خارجية: يبين هذا القسم أن الفريق قد أخذ في الاعتبار أفضل الممارسات و الدروس المستفادة، و يصف أيضا كيف إستجابت المؤسسات الأخرى (عامة أو خاصة، محلية او دولية) لمشكلات و فرص و حاجات عمل مشابهة.
و يجب ان يصف أيضا الاجراء الذي إتخدته المؤسسات الأخرى، و النتائج ذات المستوى العالي و الدروس المستفادة. و إذ لم يسبق لمؤسسة أخرى أن قامت بمشروع مماثل، فأدرج في هذا القسم الأسباب المحتملة لعدم قيامها بذلك.
2 – 4 الهدف و الأغراض: يستعرض هذا القسم غرضا عاما للمشروع و العديد من الأهداف. و الغرض من المشروع هو بيان واضح و مختصر للغرض الذي وجد المشروع من اجله و النتائج الموجودة، و اهداف المشروع هي عبارة عن بيانات مختصرة لما يتعين ان ينجزه المشروع لتحقيق الغرض الذي وجد المشروع من اجله. و يمكن إعتبار الأغراض “أهدافا فرعية”.

• يجب ان يتوافق محتوى هذا القسم مع قسمي “الغرض من المشروع” و “اهداف المشروع” و مستند تحديد جدوى المشروع إذا كان قد تم إعداد أحدهما أو كلاهما. يجب عدم تغيير الغرض و الأهداف إذا ما كان قد تم الموافقة عليهم.
• كن مختصرا: فلا يتجاوز بيان الغرض و الأهداف جملة و احدة لكل منهما.

امثلة: يتمثل الغرض من هذا المشروع في تقليل حوادث المرور، و يعتبر الغرض من المشروع قد تحقق إذا ما تم تحقيق الأهداف الثلاثة التالية:

• زيادة الوعي العام و كيفية القيادة الامنة.
• إصدار قوانين اكثر صرامة بالنسبة للقيادة السريعة و عدم إستخدام حزام الأمان.
• تخصيص المزيد من رجال الشرطة للعمل على تطبيق القوانين الجديدة الأكثر صرامة.

2 – 5 التوافق الاستراتيجي: يصف هذا القسم كيف لهذا المشروع المقترح أن يدعم الأولويات التنظيمية، و هو  يذكر بوضوح الخطة الاستراتيجية للمؤسسة (3-5) سنوات، و خطة الأعمال السنوية (و التي تعرف أيضا بإسم: الخطة النافذة أو خطة النواتج). كما يمكن لهذا القسم أن يذكر المراسيم و القرارات و الخطابات ذات الصلة. يجيب هذا القسم على الأسئلة التالية:

• كيف يساعد هذا المشروع المؤسسة على تلبية أهدافها الرئيسية؟
• لماذا المشروع مهم الان (مقارنة مع سنوات أخرى)؟
• ما هي عواقب عدم القيام بهذا المشروع؟

3 – الجزء الثالث: الطرق و الافتراضات
يستعرض هذا القسم الطرق المستخدمة للتوصل إلى الاستنتاجات و التوصيات في هذا المستند.
يستخدم المؤلفون هذا القسم لتوضيح استنتاجهم و توصياتهم و الدفاع عنها. و يسمح هذا القسم للقراء بالحكم على كيف تم جمع البيانات و تحليلها، و بالتالي على مصداقية دراسة الجدوى.
3 – 1 نطاق الدراسة: يلخص هذا القسم نظاق دراسة الجدوى، و ليس نطاق المشروع المقترح. و يجب أن يشمل كافة المعلومات التالية:

• ما هي التكلفة التي شملتها الدراسة؟ (هل التكلفة لقسم واحد في مؤسستكم، أم لكل مؤسستكم، أم لمؤسسات متعددة؟ و هل تم شمول التكلفة المتعلقة بالعملاء).
• ما هي الفوائد المشمولة في الدراسة؟
•  ما عدد السنوات التي تشملها التكلفة و الفائدة (مثال: فترة تحليل لسنتين مقابل فترة تحليل لأربع سنوات)؟
• ما هو تاريخ بداية و نهاية تلك الفترة؟ (مثال: 1/1/2006 حتى  31/12/2010م).

3 – 2 الافتراضات و القيود
النص المقترح: الافتراض هو حالة أو حدث خارج نطاق سيطرة المشروع يمكنها أن تؤثر على نجاحه و التي يعتقد واضعواهذه الخطة انها ستحدث. أما القيود فهي عبارة عن العوامل التي تفيد الخيارات أمام فريق المشروع، و الجدول التالي يوضح الافتراضات و القيود الخاصة بهذا المشروع.
يرجى ملاحظة أن الافتراضات المدرجة في هذا القسم تنطبق على كافة الخيارات المعروضة تاليا، و أن أي إفترضات مخصصة لخيار بحد ذاته قد تم تقديمها في وصف ذلك الخيار.
أمثلة على الافتراضات:

• كلفة المواد لن تتغير.
• يمكن إتمام التنفيذ في شهر واحد.
• الجهات التي تقدم الخدمة متوفرة.

امثلة على القيود:

• تتطللب توافقا مع المقاييس.
• تتطلب خطا زمنيا.
• الميزانية القصوى.

3 – 3 مصادر البيانات: قد تشمل مصادر البيانات التقارير الحكومية الداخلية و تعداد الشكان و البيانات الأخرى المستندة إلى المسوح و البيانات من المنظمات الدولية و دراسات الجدوى الاقتصادية و نتائج المشاريع الرائدة و العلامات الاسترشادية و المقترحات و العقود. الطرق الواجب تحديدها تشمل:

• القيمة الكاملة او القيمة المتزايدة (المعلومات الكلفة).
• التكلفة إستنادا إلى الموارد أو التكلفة إستنادا إلى النشاط (لمعلومات الكلفة).
• كيف يتم قياس و تقييم الفوائد (المعلومات الفائدة).

3 – 4 معايير صنع القرار: لأن دراسة الجدوى تدعم صنع القرار من طرف كبار المديرين، فإنها من الواجب ان توضح بشكل جلي المعايير بشان التوصية بالسير بإجراء معين، و يمكن ان تكون مالية (عائد الاستثمار، صافي القيمة الحالية، معدل العائد الداخلي، …إلخ) أو غير مالية (تقطير العمالة، معنويات الموظفين، سمعة المؤسسة).
إراشادات:

• يجب أن تتوافق معايير صنع القرار مع الأهداف و الاستراتيجة العامة للمؤسسة.
• يجب ان تحظى معايير صنع القرار بتأكيد من كبار المديرين قبل ان يتم تقييم البدائل.

أمثلة:

• سيكون للمشروع الموصى به فترة تسديد تستغرق ثلاث سنوات أو أقل.
• سيعمل المشروع الموصى به على تخفيض وقت إنتظار العميل بسنبة 50%.
• الخيار الموصى به سيحسن رضاء لعميل بنسبة 25%.
• الخيار الموصى به سيحسن إنتاجية العامل بسنبة 20%.
• الخيار الموصى به سيحسن سمعة/ مكانة المؤسسة.

3 – 5 الخيارات المعتبرة: هذا القسم يصف الخيارات التي جرى تقييمها في الجزء الرابع: تحليل الأثر.
تقوم دراسة الجدوى بتحليل و مقارنة الخيارات للدفاع عن التوصية التي تقدمها بشان السير بإجراء معين، و تقبل بعض المؤسسات بخيارين: (أ) “الدراسة الأساس” او الأمر الواقع، (ب) السير بإجراء كبديل وحيد. و لكن كثيرا من المؤسسات تطلب ثلاث خيارات، هناك تحد رئيسي في دراسة الجدوى و هو تحديد خيارات موثوق فيها للتقييم، و الخيارات النموذجية المعتادة هي كما يلي:

• الدراسة الأساس: لا تغييرات تجري على الوضع الراهن.
• النطاق الأدنى: و هو أدنى نطاق يمكن ان يقوم به المشروع لمعالجة المشكلة / الفرصة.
• النطاق الكامل: و هو اقصى نطاق يمكن ان يقوم به للمشروع لمعالجة المشكلة / الفرصة.
• التشارك: و هو الطرق التي يمكن من خلالها تشارك تكلفات المشروع مع الدوائر و الحكومية الأخرى أو مع القطاع الخاص.
• القيام به أو شراؤه: أي التخيير بين إكماال المشروع من داخل المؤسسة مقابل شراء المنتج او الخدمة المرغوبة من طرف اخر.
• نسبة التقدم: أي التخيير بين إكمال المشروع بسرعة مقابل إكمال مشروع بمقادير اصغر على مدى فترة زمنية اطول.

4 – الجزء الرابع: تحليل الاثر
تعليمات: هذا القسم يستعرض الاثار المالية و الغير المالية للخيارات الموصوفة في القسم (3-5) من هذا الدليل، و يتم تقديم المعلومات التالية لكل خيار:
4 – 1 الاثار المالية
إن مدى التحليل المالي المشمول في هذا القسم من دراسة الجدوى يعتمد على دقة و صرامة النموذج المالي المستخدم، و تشمل الاجراءات المستخدمة بشكل شائع ما يلي:

• التدفق النقدي و التدفق النقدي الجديد و جربان التدفق النقدي.
• فترة التسديد.
• عائد الاستثمار.
• التدفق النقدي المحسوم و صافي القيمة الحالية.
• معدل العائد الداخلي.

 4- 2 الاثار غير المالية: استخدم هذا القسم لادراج الاثار غير المالية، الايجابية و السلبية، للخيار المطروح.
تساهم الاثار غير المالية في الأولويات الاستراتيجية و أهداف العمل، و لكن لا يمكن بسهولة ان نخصص لها قيما لتخفيض التكلفة او زيادة العوائد. و من الأمثلة على ذلك: معنويات العاملين و رضاء العملاء و تقطير العمالة و تحسين سمعة المؤسسة.
4 – 3 العوارض المحتملة و المخاطر: يحدد هذا القسم النتائج المحتمل ظهورها للاثار الأخرى عدا الاثار المالية و غير المالية الموصوفة أعلاه. و يجب أن يقدم هذا القسم معلومات عما يلي:

• العوارض المحتمل ظهورها: ما هي الافتراضات الأكثر اهمية لظبط النتائج النهائية؟ و التي تشمل عدد العمليات او كلفة المواد.
• المخاطر: ما هي الأعراض المحتملة و أثر الأشياء التي قد لا تسير كما يرام؟

4 – 5 خلاصة تقييم الخيارات: يقدم هذا القسم تقييما للخيارات مقابل صنع القرار الموجودة في القسم (3-4) من هذا الدليل، و يقدم النموذج سابق الاعداد جدولا لتلخيص التقييم.

5 – الجزء الخامس: القدرة على الانجاز
النص المقترح: يقدم هذا القسم تقييما لمدى الصعوبة التي تواجهها المؤسسة لكي تكمل المشروع بنجاح، و من بين ما يقدمه هذا القسم: (أ) تقييم لمقدرة المؤسسة على إتمام المشروع، (ب) نظرة شاملة على الاعتبارات الخاصة بالمشتريات، (ج) توصيات عن كيف يجب ان يدار المشروع، (د) خط زمني بمستوى عال للمشروع مع مراحله و احداثه الرئيسية، (ه) توضيح عن كيف ستتم إدارة المخاطر، (و) التمويل المتوفر للمشروع.
5 – 1 المقدرة: بما يخص المشاريع الداخلية، أجيبوا عن الأسئلة التالية:

• هل لدى المؤسسة المهارات و الخبرة اللازمة لتنفيذ المشروع بنجاح؟
• هل الموارد و معها المهارات و الخبرة اللازمة متوفرة لتنفيذ المشروع بنجاح؟
• هل سبق و أن اكملت المؤسسة بنجاح مشاريع مشابهة في الماضي؟

و بما يخص المشاريع التي تعتمد على موارد خارج المؤسسة، أجيبو عن الأسئلة التالية:

• هل هناك جهات تقدم الخدمة و متوفرة لاتمام هذا المشروع؟
• هل لدى تلك الجهات خبرة في القيام بإنجاح مشاريع مشابهة؟
• كيف ستتم إدارة الموارد و الخدمات الخارجية؟

 5 – 2 الموارد و الخدمات من خارج المؤسسة: هذا إذا كان إتمام المشروع يقتضي الحصول على خدمات و موارد من جهة خارج المؤسسة، فقدموا معلومات في هذا القسم حول كيف ستتم إدارة تلك الخدمة و كيف ستتم إدارة العقد و التفاوض بشأنه حالما يتم إختيار الجهة التي ستقدم تلك الخدمة.
5 – 3 إدارة المشروع: يصف هذا القسم كيف ستتم إدارة المشروع، لوصف ترتيبات إدارة المشروع، عليك توضيح التالي: (أ) من سيضع القرارات الاستراتيجية للمشروع؟ (ب) من سيوافق على المتسلمات النهائية؟ (ج) من سيشرف على عمل الفريق؟ مع ملاحظة أن هذه الأمور في العادة يقوم بها راعي المشروع، و أحيانا تشترط في ذلك لجنة التسيير. و لوصف كيف ستتم إدارة المشروع، قدم منهجية إدارة المشروع و هوية مدير المشروع.
إرشادات:

• يجب ان يكون راعي المشروع و اعضاء لجنة التسيير في مناصب إدارية رفيعة بما يكفي للاشراف على المشروع. كما ان اعضاء أي مجموعة إدارة يجب أن لا يقوموا بإكمال عمل المشروع.

النص المقترح: سيكون مدير الموارد البشرية راعي المشروع، و سيرأس لجنة تسيير للمشروع تتكون من كل المديرين الاخرين في المؤسسة. و سيستلم راعي المشروع تقارير أسبوعية عن الحالة من مدير المشروع، و يقوم بتوجيه و دعم الفريق حسب اللزوم لإبقاء المشروع مركزا على هدفه و أغراضه و على النتائج الموجودة، و عند كل حدث رئيسي في المشروع، سيرأس راعي المشروع لجنة تسيير تجتمع لاستعراض التقدم الحاصل، و اتخاد قرارات إستراتيجية و الموافقة على المستلمات الرئيسية.
مدير هذا المشروع سيكون مدير الموارد البشرية، الذي سيعمل عن كثب مع طرف إستشاري خارجي لادارة هذا المشروع و تقديم التوجيهات الفنية، للفريق و ستستند عمليات إدارة المشروع و مستلماته إلى إطار عمل النظام الوطني لادارة المشاريع QNPM
المطابق لمعايير معهد إدارة المشاريع PMI.
5 – 4 الخط الزمني: يوضح هذا القسم طول المدة المتوقع أن يستغرقها المشروع، و يقدم وصفا لمراحل المشروع و أحداثه الرئيسية.
5 – 5 إدارة المخاطر: يدرج هذا القسم المخاطر المحددة حتى اللحظة، و الاستجابة الموصى بها لكل واحدة  من تلك المخاطر. و المخاطر هي أشياء قد تحدث في المستقبل او لا تحدث، و يمكن أن يكون لها أثر على نجاح المشروع.
إرشادات:

• أذكر المخاطر التي تضمنها مستند تحديد المشروع إذا كان قد تم إعداده.
• لا تذكر الأشياء المحتمل حدوثها بنسبة 100% أو تلك التي حدثت بالفعل، فهذه الأشياء تعتبر مشكلات قائمة و ليست مخاطر.
• يتضمن البيان الجيد لحدث المخاطرة يمكن ان يحدث و أثره على المشروع. فمثلا “الطقس” لا يعبر عن بيان حدث مخاطرة، بينما عبارة “الطقس السيئ قد يؤخر إنتهاء المشروع” هي بيان لحدث المخاطرة.

5 – 6 توفر الامكانات و التكاليف: يقيم هذا القسم التمويل المتوفر للمشروع، و يجب أن يجيب عن الأسئلة التالية:

• هل الميزانية متوفرة حاليا لهذا المشروع؟
• إذا لم تكن الميزانية متوفرة حاليا، فكيف يمكن توفيرها للقيام بكل المشروع؟
• إذا لم يكن بالامكان توفير الميزانية لكل المشروع، فهل هناك طرق لتقليل نطاق المشروع أو لتمديد الخط الزمني من أجل تخفيض الكلفة هذا العام، و في الوقت نفسه نحصل على نتائج؟

6 – الجزء السادس: النتائج و التوصيات
يجب ان يكون هدا القسم خلاصة مختصر للنتائج الرئيسية لدراسة الجدوى، و لتوصيات المؤلفين المقدمة إلى صناع القرار الذين يقرؤون هذه الدراسة.

أخيرا يمكنك تحميل نموذج دراسة جدوى فارغة تحتوي على كل ما سبق ذكره من خطوات من هنا: نموذج دراسة جدوى فارغة DOC أو يمكنك تحميل نموذج اخر أكثر شمولية من هنا: نموذج دراسة جدوى جاهز